Publications de la Fédération du québecoise de camping et de caravaning
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7 4. Confirmation de participation Aucune confirmation écrite n'est envoyée aux participants par les organisateurs, à l'exception des grands rassemblements. Dans le cas des rassemblements, lorsque vous verrez votre chèque de dépôt ou votre virement bancaire au montant de 20.xx $ ou 50 $ passer dans votre compte bancaire, c'est que votre participation à ce rassemblement est confirmée. Par exemple, si vous constatez qu'un montant de 20,01 $ a été encaissé, cela signifie que votre inscription pour le rassemblement de l'ARCC Abitibi-Témiscamingue est acceptée car les cents identifient le numéro de l'ARCC (voir sur le descriptif). Si d'autres montants ne sont pas encaissés, cela signifie que vous n'êtes pas accepté pour les autres rassemblements. 5. Transmission de l'inscription Référez-vous à la programmation afin de connaître les adresses, postale et courriel, pour acheminer votre formulaire d'inscription et votre paiement. Si vous payez par chèque : vous devez poster votre paiement en même temps que votre formulaire d'inscription. Mettez une seule inscription par enveloppe lors de l'envoi. Si vous payez par virement bancaire, vous pouvez transmettre votre formulaire d'inscription par courriel. Nous vous suggérons de procéder le plus tôt possible puisqu'une fois le nombre limite de participants atteint, aucune nouvelle inscription ne pourra être acceptée (même avant la date limite). Dans cette éventualité, votre nom sera inscrit sur une liste d'attente et vous ne serez accepté qu'en cas d'annulation d'un autre campeur. 6.Politique d'annulation Pour les événements et weekends sociaux : - Consultez la programmation puisque chaque activité a sa propre politique d'annulation. Pour les rassemblements : - Avant la date limite d'inscription: le remboursement représente la somme totale versée moins le dépôt de réservation; - Après la date limite d'inscription: le remboursement représente les 2/3 de la somme totale versée moins le dépôt de réservation (20.xx $ ou 50 $). La demande de remboursement doit être faite par écrit à l'organisateur; - Dans les 7 jours précédant la tenue du rassemblement, aucun remboursement n'est possible. Pour les pré-inscriptions aux Grands rassemblements : En cas d'annulation de la part du membre, la politique d'annulation qui s'applique est la suivante : - Avant l'envoi du formulaire d'inscription ou selon les dates inscrites lors de l'envoi de la programmation officielle, vous recevrez le remboursement complet de votre acompte; - Après l'envoi du formulaire d'inscription mais avant la date limite d'inscription, vous recevrez le remboursement total de la somme versée moins l'acompte de 50 $; - Après la date limite d'inscription : vous recevrez les deux tiers de la somme versée moins l'acompte de 50 $; - Dans les sept (7) jours précédant le rassemblement, aucun remboursement. 6.1Cas de force majeure : Définition : Situation sur laquelle le participant n'a aucun contrôle et qui l'empêche de prendre part à un rassemblement ou weekend social (par ex. maladie, hospitalisation, décès d'un membre de la famille immédiate [conjoint, enfant, père, mère, frère, sœur], bris majeur du VR empêchant son utilisation pour la durée prévue du rassemblement ou weekend social, vol du VR, etc. Justification : Toute situation doit être justifiée par un document écrit par le participant ET accompagnée par une preuve de ce cas (lettre de médecin, hôpital, garagiste, assureur, rapport de police, etc.). La décision rendue est à la discrétion du conseil d'administration de l'organisateur. Application: Les cas de force majeure s'appliquent uniquement lors de la période où l'inscription devient non remboursable (7 jours dans tous les cas de rassemblements ou weekends sociaux). Ainsi, si le cas de force majeure est appliqué, le remboursement se fait au 2/3 de la somme versée par le participant moins le montant du dépôt de réservation qui est non remboursable en tout temps. L'argument soutenant cette politique repose sur le fait que la majorité des cas de force majeure surviennent dans les derniers jours avant le début de l'activité. Bien entendu, des dépenses sont déjà engagées pour ce participant et ne